Сейчас законодательная база не требует в обязательном порядке оформлять и предъявлять отказное письмо по сертификации. Тем не менее, не понаслышке знаю, что его наличие значительно упрощает взаимодействие с таможенными органами, различными контролирующими ведомствами, торговыми предприятиями. Поэтому смогли вот так оформить отказное письмо в спб https://iso-spb.ru/gost-r-tr-tc/otkaznye-pisma/ подстраховались помощью центра сертификации СтройКонсалт. Вы можете аналогичным образом поступить.